تنها با مدیریت درست زمان است که می‌توانید در زندگی حرفه‌ای خود احساس آرامش بیشتری کنید و با تمرکز بیشتر امور را تحت کنترل داشته باشید، خواه در قامت مدیر یک تیم کاری باشید، خواه به عنوان یکی از اعضای تیم که قصد دارید به هدف خود برسید.
اِما دونالدسون-فیلدر، روانشناس مشهور در حوزه مشاغل، می‌گوید: «هدف از مدیریت خوب زمان این است که به تعادل مورد نظر در زندگی‌تان دست یابید.» او چند راهکار را برای مدیریت بهتر زمان توصیه می‌کند:
- در مورد اهدافتان فکر کنید
دونالدسون می‌گوید: «درباره این موضوعات فکر کنید: می‌خواهید چه کسی باشید، اولویت‌هایتان در زندگی چیست و در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود می‌خواهید به چه دست یابید؟» او می‌افزاید: «این خود راهنمایی است برای شما که متوجه شوید وقت‌تان را باید چگونه بگذرانید و چگونه زمانتان را مدیریت کنید.»
- یک فهرست تهیه کنید
تهیه یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید، راه خوبی برای حفظ نظم است. دونالدسون می‌گوید: «امتحان‌اش کنید و ببینید چه نتیجه‌ای می‌گیرید.» او نوشتن تنها یک فهرست را توصیه می‌کند چون معتقد است اگر چند فهرست تهیه کنید حتما مواردی از آن‌ها از قلم می‌افتد و از انجام‌شان جا می‌مانید.
- بر نتایج تمرکز کنید
مدیریت خوب زمان در کار به معنای انجام کار با کیفیت بالاست، نه کمیت بالا. دونالدسون توصیه می‌کند نباید بر اینکه چقدر مشغله دارید متمرکز شوید، بلکه باید بر نتایج متمرکز شوید. او می‌گوید: «صرف زمان بیشتر بر یک موضوع لزوما به معنای دستاورد بیشتر نیست. اینکه آخر وقت کاری یک ساعت بیشتر در محل کارتان بمانید، احتمالا نمی‌تواند موثرترین روش برای مدیریت زمانتان باشد.»
- یک وقت آزاد برای نهار در نظر بگیرید
اکثر افراد در زمان نهار هم کار می‌کنند اما دونالدسون می‌گوید که این کار ضدبهره‌وری است. او می‌گوید: «به عنوان یک قانون کلی، دست کم ۳۰ دقیقه دور شدن از میز کار می‌تواند به شما کمک کند که هنگام عصر عملکرد موثرتری داشته باشید.» این روانشناس می‌افزاید:«اگر غذا هم نمی‌خورید، برای پیاده‌روی بیرون بروید یا بهتر از آن، کمی نرمش انجام دهید. وقتی به میز کارتان برمی‌گردید، انرژی مضاعفی دارید گویی یک جفت چشم تازه و تمرکزی مضاعف یافته‌اید.»
- کارهای مهم را اولویت‌بندی کنید
کارها می‌توانند به ۴ دسته تقسیم‌بندی شوند:
- ضروری و مهم
- غیرضروری اما مهم
- ضروری اما غیرمهم
- غیرضروری، غیرمهم
افرادی که زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنند، بر کارهای «غیرضروری اما مهم» تمرکز دارند. در این صورت احتمال اینکه کارها به امور «ضروری و مهم» تبدیل شوند، کمتر است.
- حل مساله ایمیل‌ها
مطالعات نشان داده است که یک نفر از هر سه کارمند بخش اداری از استرس مربوط به ایمیل‌ها رنج می‌برد.
وقتی برای اولین بار یک ایمیل را باز می‌کنید تصمیمی حیاتی برای مدیریت زمان خود باید بگیرید:
دونالدسون ۴ راهکار را در مورد ایمیل‌ها توصیه می‌کند:
۱- پاک کردن: احتمالا می‌توانید نیمی از ایمیل‌هایی را که دریافت می کنید، در بدو باز کردن آن‌ها، پاک کنید.
۲- انجام دادن: اگر یک ایمیل ضروری است یا می‌توان آن را به سرعت کامل کرد، انجامش دهید.
۳- تفویض کردن: اگر فرد دیگری بهتر می‌تواند به کار مربوط به آن ایمیل رسیدگی کند، مسئولیت آن را تفویض کنید.
۴- به تعویق انداختن: اگر رسیدگی به ایمیلی وقت زیادی می‌برد اما ضروری نیست، آن را به تعویق بیاندازید.
منبع: NHS
مترجم: شادی آذری