فردای اقتصاد: هنگامی که کارمندان در شرکت «شاپیفای» صبح سه‌شنبه از تعطیلات کریسمس خود بازگشتند، سال ۲۰۲۳ را با برنامه تقویمی کمی سبک‌تر آغاز کردند. به آنها گفته شد که هر جلسه با حضور سه نفر یا بیشتر، تا پایان روز به طور خودکار لغو می‌شود و نباید تا حداقل دو هفته آنها را دوباره به تقویم کاری اضافه کنند.
پس از آن دوره دو هفته‌ای اولیه، «در مورد آنچه که دوباره به تقویم کاری اضافه می‌کنید واقعاً انتقاد کنید»، مدیرعامل شاپیفای و معاون رئیس بخش محصول، کاز نجاتیان در اوایل سه‌شنبه در ایمیلی به کارکنان این دستور را ابلاغ کرد و از افراد خواست که فقط جلسات واقعاً ضروری را به تقویم کاری بازگردانند.
این سیاست جدید، که همچنین شامل برقراری مجدد چهارشنبه‌های «بدون جلسه» و الزام برگزاری جلسات بزرگ تنها در یک بلوک شش ساعته در روزهای پنجشنبه است، بخشی از تلاشی است که نجاتیان با استفاده از یک اصطلاح نرم‌افزاری با عنوان «بازسازی شاپیفای» آغاز کرد، برای توصیف اینکه چگونه این شرکت تجارت جهانی قصد دارد در سال آینده از نظر عملیاتی کارآمدتر شود. در این ایمیل توضیح داده شده است که چگونه شاپیفای – که در میان کارهای دیگرش به تجار کمک می‌کند تا سایت‌های خرید آنلاین را راه‌اندازی کنند – برنامه‌ریزی می‌کند تا سرعت خود را برای مواردی مانند ارسال محصولات به‌روز شده افزایش دهد و از چرخه برنامه‌ریزی سالانه به سمت برنامه‌ریزی‌های سه‌ماهه حرکت کند.
نجاتیان می‌گوید: «این در پاسخ به این واقعیت است که ما می‌خواهیم شرکت عملیاتی بهتری باشیم، به‌ویژه که شرکت وارد سالی می‌شود که بسیاری پیش‌بینی می‌کنند سال رکود اقتصادی است» او خاطرنشان می‌کند که «مشتریان ما در مورد استفاده از منابع خود به‌طور باورنکردنی عاقل هستند.» گرچه شاپیفای انتظارات تحلیلگران را در سه ماهه اخیر خود پشت سر گذاشت، اما این شرکت در ماه جولای اعلام کرد که کارگران خود را اخراج می‌کند و ارزش سهام آن در سال ۲۰۲۲ تقریباً ۷۵ درصد سقوط کرد زیرا نگرانی‌های مربوط به هزینه‌ها در بحبوحه فشار تورم افزایش یافت و مصرف‌کنندگان به عادات خرید حضوری روی آوردند.
حرکت شاپیفای برای کاهش جلسات، رویکردی است که سایر شرکت‌ها با افزایش نگرانی‌های بهره‌وری، فرسودگی شغلی و مشکلات سلامت روان در حال افزایش آن هستند و روال جلسات نیم ساعته زوم ناشی از این همه‌گیری است. پلتفرم نرم‌افزاری GitLab روزهای سالانه «پاکسازی جلسات» برای کاهش جلسات تکراری را در دستور کار دارد تا مشخص شود که کدام جلسات واقعا ضروری هستند. شرکت آسانا بهار گذشته آزمایش‌هایی انجام داد که در آن کارکنان تمام جلسات را حذف می‌کردند و فقط آن‌هایی را که ارزشمند می‌دانستند به آن اضافه می‌کردند. شرکت اسلک دارای «جمعه‌های تمرکز» است و مدیران اجرایی آنجا پروژه «ورشکستگی تقویم» را برای حذف و ارزیابی جلسات دائمی تمرین کرده‌اند.
شاپیفای امیدوار است که این تمرین را بیشتر پیش ببرد، و جلسات بزرگ با حضور همه کارکنان موسوم به جلسات "آل هندز" با بیش از ۵۰ نفر را ملزم می‌کند که بیش از یک بار در هفته تشکیل نشوند و در صورت تشکیل فقط در یک دوره شش ساعته در روزهای پنجشنبه برگزار شوند، و همچنین پیگیری می‌کند که مدیران تا چه اندازه به خوبی از قانون سیاست عدم برگزاری جلسات در روزهای چهارشنبه پیروی می‌کنند. شاپیفای همچنین رباتی را ایجاد کرده است که به هر کسی که سعی می‌کند چهارشنبه‌ها جلسه‌ای را برنامه‌ریزی کند هشدار می‌دهد که دوباره به آن فکر کند و قصد دارد فعالانه کارکنان را به لغو جلسات غیرضروری و ترک گروه‌های بزرگ اسلک تشویق کند.
این شرکت می‌گوید که جلسات یک به یک در تقویم کارگران باقی می‌ماند، اما همچنان نباید در روزهای چهارشنبه برنامه‌ریزی شود. در مجموع، شاپیفای انتظار دارد که سیاست‌های جدید تقریباً ۱۰ هزار رویداد و جلسه را از تقویم کارکنان حذف کند.
اگر افراد رعایت نکنند - اگرچه نجاتیان می‌گوید که معتقد است این کار را انجام می‌دهند - او ایده‌های دیگری دارد که ممکن است شرکت به عنوان راه‌حل مطرح کند. یکی تعیین سقف برای پرداخت «بودجه» ساعات جلسات به مدیران است که نمی‌توانند از آن تجاوز کنند. دیگری اضافه کردن یک شمارنده به گوشه سمت راست بالای صفحه‌های کنفرانس ویدئویی کارکنان است تا به افراد یادآوری کند که هزینه یا ارزش دلاری زمان شرکت‌کنندگان در هنگام حضور در جلسه چقدر است.
نجاتیان می‌گوید: « اگر سیاست‌های فعلی به نتیجه نرسد، ممکن است برخی از آنها را انجام دهیم، اما من در مورد آن بسیار بسیار خوشبین هستم.»
«مهمترین منبعی که ما در اختیار داریم، زمان تک‌تک مشارکت‌کنندگان است. شرکت‌ها به‌طور نامناسبی بر اساس زمان مدیر پایه‌ریزی می‌شوند نه انجام‌دهندگان کارها.» او می‌افزاید: «ما فکر می‌کنیم مهم است که این تغییر را اعمال کنیم. شما با انجام آن قوی می‌شوید.”
منبع: فوربس
نویسنده: جنا مک گرگور
مترجم: شادی آذری حمیدیان