فردای اقتصاد: ژولیت هان، دکترای عصب‌شناسی و استاد دانشگاه هاروارد در مقاله‌ای که برای پایگاه خبری سی‌ان‌بی سی منتشر کرده، از یک مهارت مهم اما کمتر مورد توجه افراد موفق پرده برداشته است که به ویژه در مورد افراد درونگرا بسیار صدق می‌کند.
او در این مقاله نوشت:
من همیشه یک درونگرا بوده‌ام. وقتی بعد از گرفتن مدرک دکترا در رشته علوم اعصاب در نخستین شغلم مشغول شدم، نگران این بودم که در برقراری ارتباط با دیگران دوران سختی را پیش رو داشته باشم.
اما به سرعت فهمیدم که نیازی نیست خودم را مجبور کنم که برونگرا باشم. دست‌کم‌گرفته‌شده‌ترین مهارتی که افراد موفق، به ویژه افراد درونگرا، دارند، توانایی نوشتن واضح است.
مهم نیست در چه صنعتی هستید. اگر نویسنده‌ای متفکر و استراتژیک هستید، در تعاملات خود - در ایمیل‌ها، سخنرانی‌های عمومی یا حتی صحبت‌های کوچک – مطمئن‌تر خواهید بود.
بهترین توصیه من به این شرح است:
۱. قالب مناسبی را برای پیام خود را انتخاب کنید.
قبل از اینکه ایده یا درخواستی را مطرح کنید، در مورد بهترین قالب برای ارائه اطلاعات خود تصمیم بگیرید.
۲. از اصطلاحات تخصصی اجتناب کنید.
زبان ساده، موثرترین راه برای بیان موضوعات پیچیده است. از کلمات اختصاری یا اصطلاحات اختصاری صنعت خود اجتناب کنید، مهم نیست که چقدر جهانی هستند.
۳. میزان تلاشی که مخاطب باید انجام دهد را کاهش دهید.
گیرندگان پیام شما در طول روز با ایمیل‌ها و فایل‌ها بمباران می‌شوند. بنابراین قبل از ارسال هر چیزی:
- به آنها یادآوری کنید که چرا تماس می‌گیرید (مثلاً «در رابطه با جلسه دیروز...»).
- ایمیل را طوری قالب‌بندی کنید که خواندن آن در صفحه گوشی آسان باشد (مثلاً جملات کوتاه و دارای بولت).
- موارد اقدام را ذکر کنید (به عنوان مثال، "مراحل بعدی این ها هستند..."، "مهلت مقرر...").
- اگر پیام شما بیش از یک صفحه است، یک سند جداگانه برای پیوست ایجاد کنید و از ایمیل برای ارائه نکات برجسته استفاده کنید.
۴. کار خود را نشان دهید.
اگر با موضوعی بالقوه بحث‌برانگیز سروکار دارید (مثلاً تخصیص بودجه یا تغییر ساختار یک بخش شرکت)، خوانندگان را در روند فکر خود راهنمایی کنید. این رویکرد اعتماد به نفس ایجاد می‌کند و به افراد نشان می‌دهد که شما دقیق هستید.
۵. با دقت بنویسید.
در نهایت، می‌خواهید مطمئن شوید که حضوری قوی و توانا در تمام جنبه‌های شغلی خود دارید.
قبل از ارسال هر چیزی:
۱- شلخته نباشید اشتباهات تایپی، دستور زبان و نظم اعداد را بررسی کنید.
۲- از شوخی‌های غیرضروری خودداری کنید. آنها در قالب نوشتاری لحن خود را منتقل نمی‌کنند، به خصوص با افرادی که شما را نمی‌شناسند.
۳- خودتان را به چالش بکشید تا حد امکان کلمات، جملات و حتی کل برخی ایده‌ها را از نوشتارتان حذف کنید. سپس بپرسید: آیا پیام من هنوز رسا هست؟
منبع: سی‌ان‌بی‌سی
نویسنده: دکتر ژولیت هان
مترجم: شادی آذری حمیدیان