فردای اقتصاد: تنها شش سال پس از آن‌که کریس کاپوسِلا به مایکروسافت پیوست، یکی از روسایش به او شغلی غیرمعمول را توصیه کرد: نویسنده متون سخنرانی مدیرعامل وقت این شرکت، بیل گیتس.
کاپوسلا ۵۳ ساله به سی‌ان‌بی‌سی گفت: «بیل یک ایمیل به تیم مدیریت فرستاد و گفت به دنبال چه‌چیزی است و فرد دیگری آن را برای من فوروارد کرد و گفت: «انگار همه جای نامه اسم تو هست، تو باید جواب آن را بدهی... بسیار عجیب بود، چیزی نبود که از قبل برایش برنامه‌ای داشته باشم.»
کاپوسلا از سال ۱۹۹۷ تا ۱۹۹۹ را صرف مسافرت دور دنیا به همراه بیل گیتس کرد. او انقلاب دات‌کام را در کنار یکی از ثروتمندترین افراد حوزه تکنولوژی و یکی از قدرتمندترین مدیران عامل جهان به تماشا نشست و متن سخنرانی‌های گیتس را در فرصت‌های کوتاه غذاخوری ویرایش می‌کرد و به گیتس در ارایه زنده محصولات ویندوز کمک می‌کرد.
امروز او مدیر ارشد بازاریابی مایکروسافت است که تحت ریاست ساتیا نادلا مدیرعاملی که از ۲۰۱۴ در این سمت مشغول شد، کار می‌کند.
درسی از گیتس
یکی از ارزشمندترین درس‌هایی که کاپوسلا از گیتس آموخت که در واقع یکی از رازهای موفقیت او بود که به اشتراک گذاشت، در رابطه با اهمیت مدیریت زمان است.
کاپوسلا می‌گوید که گیتس نسبت به خارج شدن برنامه‌هایش از زمان‌بندی پیش‌بینی شده حساسیت داشت. او می‌گوید: «گیتس در مدیریت زمان فوق‌العاده است. تکنیک‌های مدیریت زمانی که از او آموختم به من اجازه داده است توازنی بین کار و زندگی شخصی‌ام که همیشه به دنبالش بودم را به دست آورم.»
دو شگرد مدیریت زمان که کاپوسلا از گیتس آموخت به این شرح است:
- از یک سال قبل برای تقویم خود برنامه‌ریزی کنید.
به جای آن‌که هفتگی برای زمان خود برنامه‌ریزی کنید مهم است که برنامه سال آینده خود را بدانید. کاپوسلا دیده است که گیتس از یک سال قبل برای زمان خود برنامه‌ریزی می‌کند. نکته‌اش این است که داشتن برنامه‌ریزی زمانی آن هم هر چه زودتر می‌تواند به برنامه‌هایتان ریتم دهد، اهداف تا پایان سال شما را به اجزای کوچک‌تر خرد می‌کند و آن‌ها را به وظایفی قابل‌مدیریت‌تر تبدیل می‌کند. و در نهایت بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد و توازن در کار و زندگی شخصی‌تان را بهبود می‌بخشد.
- زمانتان را به سبدهای مختلف دسته‌بندی کنید.
آیا تاکنون احساس کرده‌اید که در جلسات پی‌درپی یا پاسخ دادن به صدها ایمیل وقت خود را هدر می‌دهید؟
این یکی از مشکلاتی است که حتی موفق‌ترین مدیران عامل جهان را با چالش مواجه می‌کند. گیتس در سال ۲۰۱۷ در یک مصاحبه تلویزیونی گفته بود که گاهی احساس کرده است باید "هر دقیقه" از زمان خود را برنامه‌ریزی کند تا "جدیت" خود به عنوان یک رهبر کسب‌وکار را به اثبات برساند. اما گیتس یک راه‌حل خلاقانه برای این مشکل ارایه کرد: او زمان خود را به سبدهای گوناگون تقسیم کرده و می‌بیند برای هر یک از سبدها چقدر زمان صرف کرده است و بر اساس آن برنامه زمانی خود را تنظیم می‌کند.
کاپوسلا از این تکنیک استفاده کرد و زمان خود را به چهار سبد دسته‌بندی کرد: افراد (استخدام، جذب نیرو و مدیریت تیم)، استراتژی شرکت، طراحی بازاریابی و مشتریان. برای چنین دسته‌بندی‌ای در ابتدای روز باید بدانید که به هریک از این بخش‌ها ۲۵ درصد از زمان خود را باید اختصاص دهید. از روش سبد سه تا چهار ماه به طور آزمایشی استفاده کنید و ببینید آیا احساس می‌کنید بازدهی شما بیشتر شد یا نه. در پایان کار خود را کنترل کنید.
کاپوسلا می‌گوید: «با این روش احساس می‌کنم وقت آزاد بیشتری دارم. این روش به من کمک کرد تا نسبت به مدیریت زمان خود استراتژیک‌تر باشم و کارهایی که وقت من را هدر می‌دهند، حذف کنم.»
منبع: سی‌ان‌بی‌سی
نویسنده: مورگان اسمیت
مترجم: شادی آذری حمیدیان