فردای اقتصاد: با آنلاین شدن کارها در سال ۲۰۲۰ بخاطر همه‌گیری کرونا، جلسات کاری چنان آسیبی دیدند که حتی بازگشت به ادارات و دفاتر کاری هم نتوانسته است این مساله را حل کند. هرگونه تعامل با همکاران به تماس تصویری تبدیل شده است و روزهایمان به یک بازی شبیه شده است: کجا می‌توانم از این جلسه یا آن یکی در بروم؟ حالا با ابلاغ سیاست‌های مستقیم در مورد اینکه کارکنان چه روز هفته باید کجا باشند، این بازی پیچیده‌تر هم شده است.

اما راه بهتری هم وجود دارد. به جای آنکه بر این موضوع تمرکز کنیم که در چه زمانی و کجا جلسه بگذاریم، باید اینگونه شروع کنیم: چرا جلسه می‌گذاریم و این دلیل باید تعیین‌کننده لجستیک جلسه باشد. بر این اساس، سه نوع جلسه وجود دارد:

۱- جلسه تعاملی

اینگونه از جلسات درباره انجام کارهاست. مثال‌های آن شامل دیدارهای روزانه، به روزرسانی هفتگی آمار فروش و جلسات برنامه‌ریزی است. لازمه موفقیت در این جلسات، سه چیز است:

الف) مدارک کاری به اشتراک گذاشته شده

در این رابطه ابزارهایی همچون google docs، Miro و FigJam می‌توانند تغییردهنده بازی باشند.

ب) تساوی در تصاویر

در جلسات هیبریدی (دورکار و حضوری) که در آن‌ها دست کم دو نفر در یک اتاق حضور دارند و دیگران در جاهای مختلف پراکنده‌اند، باید تساوی در تصاویر آن‌ها رعایت شود به این معنا که هر فرد در یک تصویر مجزا نشان داده شود.

ج) یک میزبان برای رصد حضور افراد

تنظیمات تکنولوژیک که برای جلسات انجام شد، آنگاه میزبان جلسات باید مسئولیتی مازاد هم بر عهده داشته باشد. رصد علایم حضور افراد در جلسه. دستی که بالا می‌رود یا میکروفونی که خاموش می‌شود، علایم مشارکت یا عدم مشارکت افراد در جلسه هستند.

۲- جلسه ارتباطی

اینگونه جلسات با هدف تحکیم روابط پرسنل برگزار می‌شوند. مثال‌های آن دورهمی‌های خارج از دفتر کار، نهارهای دسته‌جمعی یا تیم‌سازی‌های خارج از اداره است. لازمه موفقیت در آن‌ها سه چیز است:

الف)هدف شفاف

مهم‌ترین سندرومی که معمولا جلسات ارتباطی به آن مبتلا هستند، "فقط دور هم جمع کردن همه" است. گر چه این نوع رویدادها مورد علاقه افراد است، اما باید هدفی را دنبال کند. به جای " آشنا شدن با همه" باید اهدافی اینچنین مد نظر قرار گیرد: " شناسایی تغییر سمت‌ها"، "فهمیدن انگیزه‌های محرک افراد"، "انعکاس لحظه‌های رشد". این‌ها کمک می‌کند که افراد طبیعی‌تر از هم شناخت پیدا کنند.

ب) فعالیت‌های دارای ساختار

به جای "زمان آزاد برای همه"، زمان را عامدا دارای ساختار مشخص کنید. جلسات را زمان‌بندی کنید.

ج) ترکیبی از افراد با عملکردها، سطح یا موقعیت‌های مکانی مختلف

ما معمولا عادت داریم افراد را دسته‌بندی می‌کنیم اما سازمان‌ها نیاز دارند که ما از این سیلوها خارج شویم و به ورای آن‌ها بیاندیشیم. گردهمایی‌های ارتباطی می‌توانند با ترکیب افرادی که بطور عادی با همدیگر سنخیتی ندارند، تقویت شوند.

۳- جلسه تطبیقی

جلسات تطبیقی به ما کمک می‌کنند به موضوعات پیچیده یا حساس رسیدگی شود، موضوعاتی که از ابتدا فرآیند درست یا نتیجه مطلوب آن‌ها مشخص نیست. مثال‌های اینگونه جلسات شامل نشست‌های استراتژی، تسریع نوآوری یا اثرگذاری سازمانی بر یک مساله اجتماعی. برای موفقیت، این جلسات به سه عنصر نیاز دارند:

الف) یک فضای منعطف و شفاف

فضا، بر تعامل افراد با یکدیگر تاثیر می‌گذارد. اگر این جلسات آنلاین است، از تصاویر ویدیویی فاصله بگیرید و بیشتر بر مکالمات متمرکز شوید. اگر هم تصاویر افراد را دارید، سعی کنید کل بدنشان در تصویر باشد تا زبان بدن آن‌ها را متوجه شوید و به جای پشت میز نشینی از فضای کاناپه و صندلی راحتی استفاده کنید.

ب) حس امنیت

معمولا مکالمات دشوار، شخصی و فرد به فرد انجام می‌شود. با تماشای زبان بدن و استفاده از مولفه‌های فیزیکی اطراف، حس امنیت را ایجاد کنید. اما این کافی نیست. به افراد اجازه دهید مختار باشند که همه این‌ها کجا انجام شود. برخی ارتباط آنلاین را ترجیح می‌دهند و برخی دیگر گفتگوی حضوری را.

ج) آسان بگیرید تا تنش‌ها حل شوند

اغلب، مشکلات پیچیده در دل خود فشار زمانی هم دارند و آسان گرفتن می تواند در این بین راهگشا باشد. برای اینکه از موضع آرامش به نتیجه برسید، بین گزینه‌های مورد بحث و اتخاذ تصمیم، فاصله ایجاد کنید. این فاصله می تواند با یک زمان تنفس برای صرف قهوه باشد یا تعریف کردن داستانی برای خنده که خارج از موضوع مورد بحث باشد.

منبع: HBR

نویسنده: امی بونسال

مترجم: شادی آذری حمیدیان