فردای اقتصاد: آیا کسب و کار شما با ظرفیت بهینه خود کار می‌کند یا چیزی مانع از بهره‌وری تیمتان می‌شود؟ همانطور که باریک‌شدن یک قسمت از نی، می‌تواند جریان نوشیدنی مورد علاقه شما را محدود کند، یک گلوگاه در کسب و کارتان هم فرآیندهای منظم کسب‌وکار شما را مسدود می‌کند و به تاخیر می‌اندازد و در نهایت منجر به عملکرد ضعیف در بهره‌وری تیمتان می‌شود.
اگر مشغول کار استارت‌آپی هستید که شاهد موفقیت‌های روزافزون است، اما رشد آن سریع‌تر از چیزی است که تیم شما می‌تواند به آن ادامه دهد،با یک گلوگاه مواجه شده‌اید. به همین ترتیب، اگر شرکت شما یک شرکت معتبر ثبت شده است، اما به دلیل ابزارهای قدیمی، راه حل‌های فنی، یا شیوه‌های عملیاتی کلی تیم، در حال از دست دادن کارایی خود است، با یک گلوگاه مواجه خواهید شد.
فرقی نمی‌کند سن، نوع صنعت یا اندازه کسب و کار شما چه باشد. در هر صورت تنگناها می‌توانند بر تیم شما تأثیر منفی بگذارند. با اجرای شیوه‌های مدیریتی خاص، تیم‌ها می‌توانند گلوگاه‌ها را از بین ببرند و گردش کار خود را بهبود بخشند، اقدامی که منجر به افزایش بهره‌وری و کارایی می‌شود. نشریه فوربس شیوه‌های مدیریتی برای از بین بردن گلوگاه‌ها را به ۴ دسته تقسیم کرده است:
۱. اولویت‌بندی وظایف
همه افرادی را که در هر فرآیند یا گردش کاری نقش دارند در نظر بگیرید. این مجموعه می‌تواند شامل مدیریت، کارکنان، مشاوران، مترجمان آزاد، فروشندگان و غیره باشد. از دیدگاه شما، چگونه می‌توان گردش کار یا وظایف فرآیند کسب و کار آنها را بهتر اولویت‌بندی و کارآمدتر کرد؟ در مورد روند تایید کار چطور؟ آیا کارهای کوچک‌تر بیش‌ازحد در اولویت قرار می‌گیرند و روند را به‌طور مداوم متوقف می‌کنند؟ آیا ارتباط بین افراد به دلیل حجم زیاد انباشت کارها قطع می‌شود؟ در اولویت‌بندی وظایف، باید نرم‌افزار و فناوری‌هایی که کسب‌وکار شما استفاده می‌کند نیز در نظر گرفته شود. سن و کارایی نرم‌افزار، فناوری‌ها و برنامه‌های کاربردی ممکن است بهره‌وری را کاهش دهد یا اولویت‌ها را به وظایف سطح پایین تنزل دهد.
اگر به عنوان یک رهبر تیم می‌خواهید با وجود همه این تنگناهای رایج که بر مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف تأثیر می‌گذارد، تیمتان بر روی تعیین اولویت‌ها به طور مؤثر تمرکز کند، می‌توانید از این تمرینات استفاده کنید: تمرین محدودسازی زمان برای تکمیل وظایف، استفاده از تخصص سایر متخصصان، و تعیین این که چه زمانی باید به فعالیت‌های منجر به اتلاف وقت، «نه» بگویید. در نتیجه، با کمک به افراد تیم برای تمرکز بر وظایف دارای بالاترین اولویت در طول روز کاری، بهره‌وری، دقت و رضایت شغلی تیم شما بهبود می‌یابد.
۲. ساده سازی ارتباطات
ارتباط موثر در تیم‌ها برای همکاری و موفقیت آنها ضروری است. بر اساس گزارش مرکز هولمز، ضعف در ارتباطات، بالغ بر ۳۷ میلیارد دلار هزینه از دست دادن بهره‌وری سازمان‌ها را به همراه داشته است. در همین حال، مطالعات انجام شده از زمان همه‌گیری کووید-۱۹ حاکی از کاهش ارتباطات بین همکاران است که بر فرهنگ تیم و سلامت جسمی و روانی کارکنان تأثیر گذاشته است.
تنگناهای ارتباطی مشترک می‌تواند برای هر سازمان و در هر سطحی از سلسله مراتب آن رخ دهد که منجر به محدود شدن جریان اطلاعات می‌شود و بر تلاش‌های مربوط به رعایت زمان‌بندی و استفاده از منابع، تأثیر می‌گذارد. این باعث از دست دادن غیرضروری زمان و منابع ارزشمند شرکت شما در یک فضای اقتصادی پرتنش می‌شود.
برای مبارزه با این موضوع، رهبران تیم‌ها می‌توانند استراتژی‌های ارتباطی‌ای را اجرا کنند که می‌توانند تأثیر مثبتی بر بهره‌وری تیم و نتیجه نهایی شما داشته باشند. در وهله نخست، این به معنای ارائه بازخورد به کارکنان است تا بتوانند مهارت خود در روند گردش کار را ارزیابی کنند و دستاوردهای کلیدی آنها برجسته شود. در مرحله بعد، با ساده‌سازی ارتباطات در کانال‌های موجود شرکت، از انباشت اضافه بار ارتباطی جلوگیری کنید. به دنبال معرفی یک خط مشی "درهای باز" باشید تا موانع ارتباطی خارج از جلسات منظم و بررسی عملکرد حذف شود، و همزمان با به اشتراک گذاری اخبار شرکت، شفاف باشید.
۳. پیاده‌سازی یک سیستم گردش کار
همانطور که تیم‌های شما باید وظایف را به طور موثر اولویت‌بندی کنند، سازمان شما نیز برای بهره‌وری خود به یک سیستم گردش کار مستحکم نیاز دارد. گلوگاه‌های گردش کار زمانی ظهور می‌یابند که سیستم‌های مدیریت فرآیند، کند و قدیمی باقی می‌مانند، مساله‌ای که منجر به پیچیدگی و ناکارآمدی فرآیند می‌شود.
بر خلاف گلوگاه‌های اجرایی که اغلب مربوط به برخی از کارکنان است، گلوگاه‌های سیستمی می‌تواند به دلیل فرآیندهای ناکارآمد سیستم، نقص یا خرابی سیستم و خطاهای برنامه‌ای رخ دهد. چنین مواردی اغلب منجر به نارضایتی کارکنان به دلیل انباشت کارهای ناقص و افزایش استرس، همراه با کاهش میزان رضایت مشتری می‌شود.
گر چه استخدام کارکنان بیشتر، برون سپاری یا واگذاری وظایف لحظه آخری به افراد مشخص، این پتانسیل را دارد که اوضاع را بهبود بخشد، اما داشتن یک سیستم گردش کار موثر همه جانبه می‌تواند بهره وری تیم را با ایجاد یک محیط کاری متمرکزتر و همسوتر بهبود بخشد.
اگرچه ممکن است اهداف انواع مختلف تیم‌ها متفاوت باشد، اما مزایای اجرای یک سیستم گردش کار برای افزایش بهره‌وری تیم، یکسان است. تیم‌ها شاهد دوباره‌کاری کمتر، دقت بیشتر در بودجه، افزایش روحیه تیمی و بهبود رضایت مشتری خواهند شد.
۴. تشویق به همکاری
وقتی صحبت از ارتباط با کارمندان در محیط‌های کاری متنوع می‌شود، سازمان‌ها باید اشکال کارآمد ارتباط، استفاده از فناوری‌های مربوط به کسب‌وکارها و اولویت‌بندی وظایف را تشویق کنند. این کار به سادگی در خلال جلسات تیمی امکان‌پذیر نخواهد بود.
کلید تشویق همکاری به معنای ایجاد و توانمندسازی فرهنگ شرکتی قوی برای هدایت نتایج مثبت کسب و کار است. اگر افراد برای مشارکت در نتایج پروژه یا به چالش افتادن برای یک ایده، به اندازه کافی احساس راحتی نمی‌کنند، این نشان می‌دهد که باید همکاری ذاتی از طریق پرورش یک فرهنگ تیمی مثبت و باز ایجاد شود. این به معنای برخورداری تیم از رهبران و مدیرانی است که برای روابط بین افراد با استعداد ارزش قائل هستند و آنها را پرورش می‌دهند و روی ابزارهای همکاری مجازی که تیم‌ها را به ارتباط تشویق می‌کند، سرمایه‌گذاری می‌کنند.
با این کار، رهبران باید در نظر بگیرند که چگونه می‌توانند به تیم‌های حاضر در شرکت و تیم‌های دورکار کمک کنند تا خارج از فضای کاری با هم ارتباط برقرار کنند. ترتیب دادن فعالیت‌های سرگرم‌کننده، مانند رویدادهای اجتماعی محلی یا جلسات مجازی قهوه‌خوری ، می‌تواند مشارکت و شبکه‌سازی بیشتر را تقویت کند و در عین حال احساس انزوا یا فرسودگی شغلی را در کارکنان کاهش دهد.
حل تنگناها مستلزم اجرای استراتژیک است
بروز تنگناها در دنیای کسب‌و کار معمولاً در یک نقطه اجتناب‌ناپذیر می‌شود. با این وجود، اجرای استراتژیک شیوه‌های مدیریت می‌تواند جریان کار و تولید تیم را متحول کند.
از اولویت‌بندی وظایف گرفته تا ساده‌سازی ارتباطات و پیاده‌سازی سیستم‌های گردش کار تا تشویق به همکاری، هر کدام ابزارهای لازم را برای بهبود کارایی و ایجاد ذهنیت بهره‌وری برای ایجاد انگیزه در اختیار تیم‌ها قرار می‌دهند. به منظور کمک به تیم خود برای اتخاذ این رویکرد بهبود مستمر، به این فکر کنید که چه خلاء‌هایی برای حذف یا جلوگیری از یک گلوگاه در تیم شما وجود دارد.
منبع: فوربس
نویسنده: سرنیتی گیبونز
مترجم: شادی آذری حمیدیان
تبادل نظر